Портал города Москва
Новости и посты

Правильное общение на рабочем месте в эпоху чата и текста

За последние 20 лет коммуникационные инструменты совершили скачки. Мы перешли от телефонных звонков и факсов к электронным письмам и текстам. С этими изменениями появился новый язык и новые правила для профессионального этикета. Эксперты советовали оставить юмор из электронных писем, чтобы избежать неправильного толкования, и аргументы последовали за использованием приветствий и подписей в ответах и ​​форвардах, не говоря уже о битве за личные цитаты в блоках подписей.

Прокрутите вперед до сегодняшнего дня. В настоящее время многие инструменты повышения производительности включают обмен мгновенными сообщениями в своих командных пространствах и сделали этот шаг еще одним шагом вперед по внедрению смайликов в их системах. Хотя многие из нас используют смайлики, грустные лица и «LOL» в наших повседневных неофициальных сообщениях с друзьями и семьей, должны ли они использоваться в профессиональной переписке?

«Эти типы коммуникационных инструментов обеспечивают гибкость, - сказал Деннис Коллинз, старший директор по маркетингу West Unified Communications. «Во многих случаях коммуникационные инструменты обвиняют, а не пользователя, за ненадлежащее использование. Вместо этого руководители должны сосредоточиться на результатах увеличения и немедленного общения, а не на способах получения».

Преимущества и недостатки цифровых средств связи

Есть много положительных моментов для использования Slack, Teamwork Chat и широкого спектра подобных коммуникационных инструментов. Шарон Швейцер, международный эксперт по деловым этикеткам, автор и основатель Access to Culture, сказал, что инструменты сотрудничества предоставляют командам определенную платформу для обсуждения и разработки проектов, позволяя всем делиться и консолидировать свои идеи.

«Открытый обмен между сотрудниками позволяет им быстро и быстро передавать и получать информацию, повышая производительность и межгрупповое общение», - сказала она. «Для проекта, который включает в себя несколько команд или людей, работающих удаленно, эти приложения помогают повторно подключать сотрудников, обновлять обновления и облегчать сотрудничество. Приложения также предоставляют назначенную платформу для общения на рабочем месте без отвлечения от Facebook Messenger или чата Google, что позволяет увеличить офис эффективность «.

Указание на то, что открытый обмен может быть проблемой. В то время как Коллинз призывает владельцев и менеджеров малого бизнеса использовать технологию и идти с потоком, он также рекомендует устанавливать параметры.

«Устанавливайте ожидания, - сказал он, - и предоставляют ориентиры для их использования. Уместность различных средств массовой информации имеет значение. Вы можете« говорить »одним способом в электронном письме и выражать те же чувства в сообщении чата, только по-другому из-за более неформальный характер ».

Это включает использование смайликов. У Коллинза есть несколько причин, почему использование смайликов в чатах - это хорошо, прежде всего, когда дело касается контекста.

«Контент, который не имеет значения, - это просто шум», - сказал он. «Мы наполнены контентом, но когда контент имеет контекст, его легче понять. Смайлики обеспечивают этот контекст, делая одномерные сообщения более надежными и демонстрируя перегиб». Он дает то, что человек говорит о зрительном ощущении, добавляя дополнительный слой, чтобы сказать, означают ли слова, напечатанные как шутка, серьезная или саркастическая, например.

Мгновенное общение имеет и другие преимущества. Он разрушает иерархические границы. Вместо электронного письма боссу, а затем другому своему боссу, одному крупному боссу и обратно, теперь вопрос можно задать в режиме реального времени. Поскольку люди не имеют такого внимания, к которому они привыкли, более короткие сообщения с большей частотой вызывают лучшие и более быстрые ответы, сохраняя проект, продвигающийся вперед, вместо того, чтобы ждать ответа на вопрос и ответ, который движется по лестнице и отступает.

Также может быть недостатком использования смайликов, внутри или вне вашей организации. Согласно новому исследованию из Амстердамского университета, включая лица смайликов в вашей электронной почте, ведущие читатели считают вас менее компетентными. Если это вызывает беспокойство, у Швейцера есть несколько советов: для профессиональных обменов, оставьте эмоции, LOL и мемы.

«Помните, что ваша онлайн-платформа работы - это прежде всего профессиональная сфера, призванная способствовать эффективному и эффективному диалогу», - рекомендовала она. «Спам ваших сотрудников с GIF - это верный способ вызвать проблемы и раздражать ваших товарищей по команде. Держите ваши сообщения короткими и сладкими».

Она также поддерживает использование только профессиональных коммуникационных платформ. «Внешние инструменты подвержены риску предоставления частной, конфиденциальной, торговой, финансовой или другой конфиденциальной информации для общественности или конкурентов. Откройте канал для внутренних групп, которые сотрудничают друг с другом, и обязательно закройте беседу всем, кто не участвует в проект «.

Еще один минус - использование платформ для личного бизнеса.

Рекомендации для менеджеров и сотрудников

Однако в рамках организации использование общих эмоций, мемов и GIF может способствовать знакомству и способствовать тому, что чувство командной работы. Ключевым моментом является предоставление и обеспечение соблюдения руководящих принципов для соответствующих типов связи по инструменту и каналу связи на рабочем месте.

«Используйте его как лидерскую возможность, - сказал Коллинз, - не действие босса. Сядьте вместе с командой и объясните протокол для внутренних и внешних коммуникаций и поработайте над этими протокольными точками. Объясните, что в порядке, а что нет. определять, контролировать и заниматься - практиковать то, что вы проповедуете ».

«Менеджмент может координировать работу с персоналом для подготовки письменных рекомендаций по использованию платформы», - добавил Швейцер. «Менеджеры по персоналу могут обучать и разбирать сотрудников по функциям, инструментам и руководящим принципам платформы, чтобы их использование оставалось профессиональным. Руководство предотвращает личное и несанкционированное использование (например, служебные сплетни). Поручить сотрудникам воздерживаться от отправки личных или конфиденциальных сообщений; что, как и в любой онлайн-системе обмена сообщениями, сообщения не являются частными ».

Кроме того, чтобы ваша команда не отвлекалась на уведомления, создайте переопределение управления или политику, требующую от них настройки их параметров, чтобы они получали только уведомления о них и их рабочей группе. Это сокращает время и увеличивает производительность.

Наконец, подчеркнуть, что платформа обмена сообщениями не заменяет личные встречи, телефонные звонки или видеоконференции, все из которых являются более персонифицированными и эффективными. Хотя онлайн-приложения удобны, они никогда не должны заменять межличностные взаимодействия в режиме реального времени. Это нормально для мгновенного сообщения, чтобы узнать, доступен ли кто-либо для обсуждения, но обсуждения по существу должны все же проходить лично. Никакое электронное смайлическое лицо или «LOL» не может заменить настоящую улыбку или команду, смеющуюся, обсуждающую и работающую вместе.

Марси Мартин, бизнес-новости Ежедневный докладчик по рекламе

Навигатор